ค้นหาคอร์สที่เหมาะกับคุณ
พร้อมทดสอบวัดระดับฟรี
พร้อมทดสอบวัดระดับฟรี
6 ขั้นตอนรับฝากข้อความผ่านโทรศัพท์ด้วย Business English แบบมือโปร
13672 VIEWS | 4 MINS READ Monday 10 / 02 / 2020
กริ๊งงงงงงง!..... เมื่อโทรศัพท์บนโต๊ะทำงานดังขึ้น และเมื่อรับสายกลับพบว่าคู่สายสนทนาของคุณเป็นชาวต่างชาติ แล้วถามหาคนในบริษัทของคุณแต่เขาไม่สามารถมารับสายได้ในขณะนั้น หลายคนอาจจะมีอาการประหม่า จนทำตัวไม่ถูก นึกคำพูดไม่ออก แต่ไม่ต้องห่วง Globish มีวิธีรับมือกับสถานการณ์แบบนี้อย่างไรให้ดูโปในแบบ Business English
1. Explain That the Call Recipient Isn’t Available
ถ้าเกิดเหตุการณ์ที่ผู้โทรต้องการเรียนสายกับบุคคลที่ไม่สามารถมารับสายได้ในขณะนั้น คุณควรแจ้งให้ผู้โทรทราบ โดยเริ่มจากการขออภัย อย่างเช่น:
I’m sorry,....
I have to apologise,....
My apologies, ….
แล้วจึงแจ้งให้ผู้ถือสายทราบว่าบุคคลที่เขาต้องการเรียนสายไม่สะดวกอยู่ในขณะนี้ ถ้าหากคุณไม่สามารถบอกรายละเอียดได้ว่าทำไม คุณสามารถแจ้งเฉยๆ ว่าไม่สะดวก โดยที่ไม่ต้องลงรายละเอียด เช่น:
I’m sorry, but Mr/Ms …. can’t come to the phone right now.
I’m afraid Mr/Ms …. Is not available at the moment.
แต่ถ้าคุณก็สามารถบอกรายละเอียดว่าบุคคลที่ต้องการเรียนสายด้วยนั้น ไม่สะดวกด้วยสาเหตุอะไร คุณก็สามารถแจ้งให้ทราบโดยระบุรายละเอียอย่างเช่น:
Mr/Ms …. is on another call.
Mr/Ms …. is in a meeting right now.
Mr/Ms ….. is away on a business trip.
Mr/Ms …. is not coming to the office today.
2. Get the Caller’s Name and Number
ขออนุญาตถามถึงชื่อ และเบอร์ติดต่อกลับของผู้ที่โทรเข้ามา โดยใช้ modal verbs อย่าง ‘may’ หรือ ‘could’ แทนคำว่า ‘can’ เพื่อทำให้ประโยคมีความสุภาพ เช่น
May I ask who’s call?
May I have your number?
Could I have your name and number please?
3. Offer to Take a Message
คุณสามารถถามผู้โทรได้ว่าต้องการจะฝากข้อความไว้หรือไม่ ด้วย modal verbs อย่าง ‘may’ ‘could’ และ ‘would’ ในการเริ่มต้นประโยคคำถามแบบสุภาพ เช่น:
Would you like to leave a message?
Could you leave a message?
May I take your message for Mr/Ms ….?
หรือ คุณสามารถถามเชิงแนะนำทางเลือกในการติดต่อกลับมาใหม่อีกทีได้ เช่น:
Would you like to call back later?
Could you call back again at (time)?
4. Clarify Confusing Parts of the Message
เมื่อผู้โทรฝากข้อความ แล้วหากมีคำถาม ฟังไม่ทัน หรือสงสัยตรงไหน สามารถถามเพื่อให้แน่ใจว่าข้อความที่คุณรับฝากนั้นถูกต้อง ตามที่ผู้โทรต้องการจะสื่อ เช่น:
I’m sorry, I missed it.
My apologies, I didn’t catch that.
Could you please repeat that again?
I’m sorry, the connection is not very stable right now, could you please speak a little louder?
5. Verify the Message
เมื่อผู้โทรฝากข้อความเสร็จ คุณควรทวนข้อความอีกครั้งเพื่อความถูกต้องแม่นยำ สารที่ส่งจะได้ไม่คลาดเคลื่อน:
Let me repeat your message. You said …… Did I get it right?
To confirm, you said….
หลังจากทวนข้อความเสร็จคุณสามารถแสดงน้ำใจด้วยการถามผู้โทรว่ามีอะไรที่คุณสามารถช่วยเขาได้อีกไหม:
Could I help you with anything else?
Is there anything else I can help you with?
6. Say Goodbye
หลังจากฝากข้อความเรียบร้อย คุณควรจบการสนทนาด้วยการ กล่าวลา และทำให้ผู้โทรมั่นใจว่าข้อความที่เขาฝากไว้จะถูกส่งต่อให้บุคคลที่เขาต้องการเรียนสาย:
Thank you for calling, I’ll make sure Mr/Ms …. gets your message.
I will pass your message to Mr/Ms …. . Thank you for calling, please have a nice day.
Globish สถาบันสอนภาษาอังกฤษสำหรับวัยทำงานด้วยหลักสูตรที่ผ่านการรับรองจากประเทศฟินแลนด์ เพื่อพัฒนาให้คุณพูดภาษาอังกฤษได้อย่างถูกต้อง มั่นใจ
อ่านรายละเอียดหลักสูตรได้ที่ https://bit.ly/2UL4G0V
บทความที่แนะนำ
เรียนต่อต่างประเทศ
