10 เคล็ดลับ ประชุมออนไลน์อย่างไร ไม่ให้น่าเบื่อ แถมยังดูโปร ตามแบบฉบับที่ HR ควรรู้

เคยเป็นไหมคะ ในหลาย ๆ ครั้งที่ HR ต้องจัดการประชุมออนไลน์ ต้องมีการรวมตัวพนักงานหลาย ๆ คนพร้อมกัน แต่ละครั้งก็มักจะเกิดทั้งความวุ่นวาย ทั้งความมึนงง รวมถึงการประชุมในบางครั้งก็สุดแสนจะน่าเบื่อ จนพนักงานนั้นไม่อยากเข้าร่วม

แล้วเราจะทำอย่างไรให้การประชุมออนไลน์นั้นไม่น่าเบื่อ แถมยังทำให้พนังานหันมาสนใจที่จะเข้าร่วมมากขึ้น ในวันนี้  Globish จึงได้นำ10 เคล็ดลับประชุมออนไลน์ไม่ให้น่าเบื่อ แถมยังดูโปร ตามแบบฉบับที่ HR ควรรู้มาฝากกันค่ะ

เริ่มด้วยความไม่เป็นทางการ

แน่นอนว่าการเริ่มต้นประชุมออนไลน์ในหลาย ๆ ครั้งมักจะเริ่มด้วยความเป็นทางการ จนทำให้บทสนทนาต่อ ๆ ไปที่เกิดขึ้นนั้นมีความเป็นทางการตามไปด้วย ซึ่งหลายครั้งความเป็นทางการก็ทำให้การประชุมนั้นน่าเบื่อ แถมยังทำให้ไม่น่าสนใจอีกด้วย 

ซึ่งสิ่งง่าย ๆ ที่จะทำให้การประชุมออนไลน์นั้นน่าสนใจ คือ การเริ่มต้นด้วยความไม่เป็นทางการค่ะ โดยในช่วงแรกก่อนการเริ่มประชุมออนไลน์สัก 5-10 นาที อาจจะมีการพูดคุยกับผู้ร่วมประชุมในหัวข้ออื่น ๆ ก่อน  หรือหากในการประชุมนั้นมีโฮสต์ที่ดูแลอยู่แล้ว อาจจะให้โฮสต์ลองชวนคุยเล่น หรือสร้างกิจกรรมเล็ก ๆ น้อย ๆ ก่อนเริ่มประชุมได้ค่ะ ซึ่งการทำเช่นนี้จะช่วยให้พนักงานนั้นมีความรู้สึกอยากที่จะเข้าร่วมมากขึ้นค่ะ

ลองใส่เพลงประกอบ

เชื่อว่าหลาย ๆ คนอาจคิดไม่ถึงว่าการใส่เพลงประกอบในการประชุมนั้นจะช่วยสร้างความสนใจได้ แต่ความเป็นจริงแล้วนั้นเราสามารถใส่เพลงต่าง ๆ ในช่วงก่อนการเริ่มประชุม ในระหว่างที่พักการประชุม หรือจบการประชุมได้นะคะ

โดยนอกจากนี้คุณยังสามารถแทรกเสียงประกอบ อย่างเสียงกริ่ง เสียงนับถอยหลัง ในระหว่างทำกิจกรรม หรือถามคำถามต่าง ๆ ตอนประชุมได้ด้วยค่ะ เพราะการใส่เสียงต่าง ๆ จะช่วยดึงความสนใจให้พนักงานนั้นหันมาฟังการประชุมออนไลน์ได้มากขึ้นนั่นเอง

เปลี่ยนภาพพื้นหลัง

อีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยสร้างความสนใจ รวมถึงสร้างความตื่นเต้นให้พนักงาน คือ การเปลี่ยนภาพพื้นหลังค่ะ คุณสามารถนัดพนักงานเพื่อให้เปลี่ยนภาพไปในตีมเดียวกันได้ด้วยนะคะ หรืออาจจะให้เปลี่ยนภาพเป็นภาพที่ชื่นชอบเพื่อสร้างบรรยากาศของการประชุมให้ดูน่าสนใจขึ้นค่ะ

โดยการเลือกพื้นหลังอาจจะปรับเปลี่ยนไปตามเรื่องที่เรากำลังจะประชุมกันอยู่ หรือจะเปลี่ยนเป็นภาพที่กำลังเข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันได้เช่นกันค่ะ แน่นอนว่าหากคุณลองเปลี่ยนแล้วจะสร้างความสนใจกับพนักงานอย่างมากเลยค่ะ

มีโฮสต์ประจำการประชุม

โฮสต์ถือเป็นบุคคลที่สำคัญอย่างมากในการประชุมออนไลน์ในแต่ละครั้งเลยค่ะ เพราะการที่เรามีโฮสต์นั้นจะช่วยให้เราสามารถควบคุมสถานการณ์ของการประชุมให้ออกมาราบรื่นได้ รวมไปถึงยังช่วยให้การประชุมนั้นดูโปรอีกด้วยนะคะ

แต่การเป็นโฮสต์นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลยนะคะ เพราะถ้าอยากสร้างความน่าสนใจให้กับพนักงานในการประชุมนั้น โฮสต์จะต้องสร้างความแตกต่างของการประชุมออกไปค่ะ โดยอาจจะทำหน้าที่เหมือนเป็นพิธีกร คอยสอบถาม คอยแนะนำการประชุม รวมถึงคอยช่วยเหลือผู้ที่มาพูดในการประชุมต่าง ๆ ให้ออกมาสนุกสนาน และไม่น่าเบื่อด้วย 

ทำให้ทุกคนมองเห็นกันและกัน

แน่นอนว่าในการประชุมทางออนไลน์นั้น เราสามารถเลือกให้ผู้เข้าร่วมมองเห็นการประชุมได้ทั้งหมดหรือไม่ทั้งหมดก็ได้ใช่ไหมคะ ไม่ว่าจะจัดให้มองเห็นบางส่วนของการประชุม หรือมองเห็นภาพรวมทั้งหมดทุกคนค่ะ 

แต่การทำให้ทุกคนนั้นสามารถมองเห็นซึ่งกันและกันนั้น จะช่วยสร้างบรรยากาศที่สนุกสนาน และไม่น่าเบื่อในการประชุมค่ะ โดยคุณอาจจะเพิ่มให้แต่ละคนนั้นมีส่วนร่มในการทำกิจกรรม หรือจัดให้แต่ละคนที่เข้าร่วมการประชุมมองเห็นภาพรวมการประชุมได้ทั้งหมดค่ะ ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนมีความสนใจในการประชุมมากขึ้นนั่นเอง

สร้างบทสนทนาผ่านช่องแชท

อีกหนึ่งวิธีที่จะช่วยสร้างความสนใจ และสร้างความไม่น่าเบื่อของการประชุม คือ การสร้างบทสนทนาผ่านช่องแชทค่ะ โดยในการประชุมอาจจะมีการตั้งคำถาม และให้พนักงานมาตอบในช่องแชทกัน หรืออาจจะสร้างรูปแบบกิจกรรมที่ต้องใช้ช่องแชทก็ได้นะคะ

ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยกระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วมในการประชุมออนไลน์มากขึ้น รวมถึงช่วยให้มีปฏิสัมพันธ์กันภายในองค์กรอีกด้วยค่ะ 

เสริมกิจกรรมละลายพฤติกรรม 

กิจกรรมถือเป็นส่วนที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์ในแต่ละครั้งนั้น ไม่รู้สึกเครียด และกดดันในการประชุมเกินไปค่ะ โดยคุณสามารถหยิบยกกิจกรรมละลายพฤติกรรม อย่างการสุ่มถามคำถามต่าง ๆ ที่น่าสนใจ มาใช้ในช่วงแรกของการประชุม หรือช่วงที่พักของการประชุมได้นะคะ 

เพราะสิ่งนี้จะช่วยให้พนักงานที่มาเข้าร่มมประชุมได้ทำความรู้จักเพื่อนใหม่ ๆ ภายในองค์กร รวมไปถึงได้มีการพูดคุยกับบุคคลอื่น ๆ มากขึ้นในขณะประชุมออนไลน์นั่นเองค่ะ ซึ่งนอกจากนี้แล้วการเสริมกิจกรรมยังช่วยให้การประชุมนั้นไม่น่าเบื่ออีกด้วยนะคะ

จัดทำแบบสำรวจระหว่างประชุม 

อีกหนึ่งวิธีที่สามารถทำให้การประชุมออนไลน์นั้นมีควาามน่าสนใจ และช่วยให้พนักงานไม่รู้สึกเบื่อเวลาประชุม คือ การทำแบบสำรวจระหว่างประชุมค่ะ โดยในหลายระบบที่มีการออกแบบมาเพื่อประชุมออนไลน์นั้นจะมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถทำแบบสำรวจได้ง่าย ๆ ผ่านทางออนไลน์ค่ะ

ซึ่งคุณสามารถใช้เครื่องมือนี้มาแทรกระหว่างการประชุม โดยอาจจะเป็นการให้แสดงความคิดเห็นในเรื่องต่าง ๆ หรืออาจจะทำแบบสำรวจอื่น ๆ เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมในการประชุมเพิ่มมากขึ้น รวมถึงคุณยังสามารถนำข้อมูลในส่วนนี้ไปใช้งานต่อได้ด้วยนะคะ

สอดแทรกเกมเข้าไปในการประชุม

ถ้าหากคุณไม่ได้ซีเรียสกับการประชุมที่จะต้องมีความเป็นทางการมากไปนั้น เราอยากให้คุณลองนำเกมมาประกอบในการประชุมออนไลน์ดูค่ะ โดยคุณอาจจะมีของรางวัลมาเป็นจุดดึงดูดความสนใจ เพื่อทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมให้ความร่วมมือมากขึ้นได้นะคะ

และแน่นอนว่าการสอดแทรกเกมเข้าไปในการประชุมนั้น ยังสามารถช่วยให้พนักงานไม่รู้สึกเบื่อ แถมยังสนุกสนานไปกับการประชุมอีกด้วยค่ะ ซึ่งคุณอาจจะนำเกมง่าย ๆ อย่างการตอบคำถามผ่านการทำแบบทดสอบ หรืออาจจะคิดเกมอื่น ๆ ขึ้นมาเพื่อช่วยกระตุ้นให้พนักงานมาเข้าร่วมการประชุมมากขึ้นได้นะคะ

รู้วิธีจัดการด้านเทคนิคต่าง ๆ 

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการจัดการประชุมออนไลน์ให้ออกมาดูโปร คือ การรู้วิธีจัดการด้านเทคนิคต่าง ๆ ค่ะ เพราะในบางครั้งที่เราต้องมารอการจัดการระบบนาน ๆ ก็อาจทำให้การประชุมนั้นน่าเบื่อได้ ดังนั้นการจัดประชุมอย่างราบรื่น ไม่มีอะไรติดขัดจะช่วยให้การประชุมนั้นออกมาดีค่ะ

ซึ่งคุณต้องคอยตรวจสอบระบบต่าง ๆ ทั้งด้านเสียงที่ส่วนใหญ่แล้วมักจะเป็นปัญหา หรือด้านมุมมองของภาพ รวมไปถึงการแสดงหน้าจอในด้านข้อมูลต่าง ๆ ค่ะ สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญที่ควรจะมีการจัดการอย่างดี เพื่อช่วยให้การประชุมออนไลน์ออกมาดูโปรค่ะ

เป็นอย่างไรบ้างคะ สำหรับ 10 เคล็ดลับประชุมออนไลน์ไม่ให้น่าเบื่อ แถมยังดูโปร ที่เรานำมาฝากในวันนี้ หวังว่าทุกท่านจะสามารถนำไปปรับใช้ในการประชุมออนไลน์ครั้งถัด ๆ ไปได้อย่างดี และช่วยให้การประชุมไม่น่าเบื่ออีกต่อไปด้วยนะคะ

ฟรี! E-book 6 เทรนด์ใหม่สำหรับ HR ในการจัด Training ปี 2021 จาก Globish ดาวน์โหลดได้ที่ https://bit.ly/3otO5eS 

Globish คอร์สภาษาอังกฤษที่ดีที่สุดสำหรับทุกองค์กร การันตีเห็นผลจริง วัดผลได้ พนักงานเรียนจบกว่า 80% ได้รับความไว้วางใจจากกว่า 250 บริษัท ดูรายละเอียดและสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ https://bit.ly/3hguvB2